Lad andre tage det kedelige og tjen flere penge

For de fleste iværksættere og selvstændige erhvervsdrivende står regnskab og økonomi ikke øverst på dagsordenen. Det gør til gengæld kunderne og driften. Men der er ingen vej udenom: Det er lovpligtigt at have styr på bogføringen og at få afregnet løn, moms og skat til tiden. Og når først man har styr på nøgletallene, er der ofte penge at tjene – og mindre risiko!

Størstedelen af registrerede virksomheder i Danmark er små-  og mellemstore virksomheder. Ofte har ejeren de fleste kasketter på og varetager en række administrative opgaver selv. For flere tusinde virksomheder betyder det, at der kun bliver udfærdiget obligatoriske regnskaber, mens de opgaver, der skaber overblik over de vigtigste nøgletal og strategiske pejlemærker bliver nedprioriteret, fordi kundeopgaver og den daglige drift fylder kalenderen op.

Få styr på de vigtigste nøgletal

“Det er fuldt forståeligt, at fokus er på driften og kerneforretningen. Men selvom der måske er ansat en administrativ medarbejder til at håndtere løn og bogføring i håndværksvirksomheden, så er det vigtigt, at mester selv har styr på de vigtigste nøgletal. Det gælder ikke mindst likviditeten, der er afgørende for at kunne betale løn, skat, moms og leverandører til tiden”, siger revisor Kasper Rasmussen fra konsulenthuset Azets, der bistår virksomheder i alle størrelser med regnskab, bogføring, løn og HR.

Kasper Rasmussen peger på en række forhold, der kan gøre en kæmpe forskel på indtjeningsresultatet i en virksomhed – og endda afgøre, om den overlever eller må dreje nøglen om.

“Manglende fakturering af tid og materialer, svind, manglende opkrævning af sygedagpenge eller fejl i lønkørsler på grund af forkert overenskomst og tillæg er nogle af de steder, hvor der ofte er risiko for at tabe store penge, hvis man ikke er helt opdateret på sin bogføring eller reglerne for tilskud og fradrag. Og ved at bruge lidt tid på egne data, kan man faktisk reducere disse risici”, fortæller Kasper Rasmussen.

Frigiv tid med digitale løsninger

En anden mulighed er at digitalisere en række arbejdsgange. Det gælder alt fra arbejdssedler og betalingskort til medarbejdernes udlæg, men også indscanning af leverandørfakturaer direkte i økonomisystemet.

Langt de fleste virksomheder har regnskabsprogrammer, som ejeren selv sidder og fakturerer i eller har en administrativ medarbejder til at hjælpe med. Men rigtig mange arbejdsgange før og efter faktureringen kan gøres mere effektivt med moderne IT-systemer. Her kan vi hjælpe, hvis man ikke internt har kompetencerne og ressourcerne til at afdække mulighederne”, siger Kasper Rasmussen.

Se også fremad

“Vi er jo vanedyr, så det er utroligt svært at lave om på sin hverdag. Men det er vores erfaring, at tiden på at tage en tur i helikopteren er givet godt ud. Regnskaber er jo historiske og kan ikke laves om. Men hvis man tager sig tid til at forstå sine nøgletal og arbejder mere aktivt med f.eks. prognoser og likviditetsbudgetter, så opdager man mange steder, hvor man kan optimere. Herudover får mange ikke rykket deres kunder tidligt nok og mister hermed ufattelige summer på dårlige betalere”, siger Kasper Rasmussen.

På udgiftssiden nævner eksperten klassiske eksempler som avis- og telefonabonnementer, softwarelicenser, sponsorater, rabat på brændstof og indkøb. Samtidig kan mange virksomhedsejere efter Kasper Rasmussens erfaringer med fordel se nærmere på timepriser, koncepter og andre ting, der kan justeres lidt opad på indtægtssiden.

“På alle disse mange store og små områder er der ofte gode penge at hente – direkte på bundlinjen. Men det kræver, at bruger tid på at skabe overblikket og kende sin forretning på de vigtige nøgletal”, understreger Kasper Rasmussen.

Han nævner, at veldokumenterede nøgledata også er en klar fordel til de regelmæssige møder med banken. Og hvis virksomheden ikke selv har ressourcerne eller kompetencerne til at udfærdige et drifts- og likviditetsbudget, kan Azets bistå med at udfærdige en rapport for omkring 4.-5.000 kroner.