Bestyrelsen skal gå forrest og digitalisere sig selv
En stak printede papirer, som omdeles, bør være fortid i virksomheders bestyrelser. Det mener Admincontrol, som peger på, at en digital platform er grundlaget for en mere sikker og effektiv bestyrelse.
Digitalisering er et allestedsnærværende buzzword, som gennemsyrer virksomheder i alle størrelser. Men når det kommer til bestyrelsen i toppen, er dagsordener og fortrolige dokumenter stadig noget, der omdeles på papir mange steder.
”Ledelsen skal gå forrest, og det glemmer de måske nogle gange, når det gælder digitalisering. Her arbejder man stadig med fortroligt materiale fysisk eller med simple mails. Men vil man være fremme i feltet, skal man væk fra de forældede tilgange – det bliver kun mere vigtigt, når vi træder ind i et nyt årti lige om lidt,” siger Daniel Hansen, country manager for Admincontrol.
Derfor har virksomheden udviklet platformen ‘Bestyrelsesportal’ til bestyrelsesarbejdet samt ‘Datarum’, som er en løsning der sikrer tung og sikker informationsdeling i forbindelse med fusioner eller virksomhedskøb.
Digitalisering af bestyrelsesarbejdet er nemlig mere end bare end hygiejneopgave, som sikrer virksomhedens kritiske hemmeligheder i en digital verden.
”For at være mere effektiv har bestyrelserne brug for et mere effektivt værktøj til at træffe de rigtige beslutninger på det rigtige grundlag,” siger Daniel Hansen.
Fremtiden afhænger af kvalitetsbeslutninger
Med Bestyrelsesportal får virksomhedens bestyrelse et digitalt lag, hvor dagsordener kan omdeles og referater skrives ind og underskrives digitalt.
”Forud for bestyrelsesmøder kan man samle det fortrolige og sensitive materiale, så medlemmerne får den samme information rettidigt. Typisk har de 8-10 møder om året omkring forretningen, så de er nogle travle personer, som helst skal have serveret den rigtige information for at træffe de rigtige beslutninger,” siger Daniel Hansen.
Der er en kæmpe fremdrift for at få de rette kompetencer og øge diversiteten i bestyrelsen. Ved at øge søgningen geografisk – fx efter udenlandske bestyrelsesmedlemmer til danske bestyrelser – får man mere talent at vælge imellem
Daniel Hansen
Derfor er platformen udviklet som en alt-i-en-platform for bestyrelsesarbejde, hvor der både kan deles information, der er adgang til arkiv-materiale og digital underskrivning, så bestyrelsen kan arbejde mere effektivt.
”Vores vision er at være med til at understøtte, at der bliver truffet de rigtige beslutninger. Og det gør vi ved at gøre information let tilgængelig, så alle medlemmerne har adgang til de rigtige dokumenter,” siger Daniel Hansen.
Digitalisering åbner for kompetencer
Ud over de praktiske, digitale elementer, har Admincontrol også et mere interaktivt lag, hvor bestyrelsesmedlemmerne kan notere, markere og stille spørgsmål til hinanden gennem platformen.
Foto: Admincontrol
Det åbner op for, at bestyrelsesarbejdet kan foregå udenfor de planlagte møder, fordi medlemmerne og den daglige ledelse gennem platformen har mulighed for at interagere med hinanden på en sikker måde.
”Relationen mellem ledelsen og bestyrelsen er vigtigt, og har man kun 8-10 møder om året, hvor man kommunikerer, kan det være svært at få en relation og tillid til hinanden. Her kan platformen være en genvej til at styrke relationerne,” siger Daniel Hansen.
Og fordi det hele foregår digitalt, åbner det også op for, at bestyrelsen i det hele taget kan arbejde mere fleksibelt og uden samme geografiske binding, som traditionelt har været afgørende.
”Der er en kæmpe fremdrift for at få de rette kompetencer og øge diversiteten i bestyrelsen. Ved at øge søgningen geografisk – fx efter udenlandske bestyrelsesmedlemmer til danske bestyrelser – får man mere talent at vælge imellem. Og med den digitale platform kan arbejdet forblive sikkert og effektivt – også med udenlandske medlemmer,” siger Daniel Hansen.
